Cadastro e gestão de pacientes
Criar/editar/visualizar, múltiplos telefones, pagadores habituais e desativação.
Envio por WhatsApp ainda não está ativo
As mensagens descritas nesta página saem por e-mail. A opção de WhatsApp e o consentimento correspondente existem nas telas, mas ainda não há provedor de envio ligado — nada é entregue por WhatsApp hoje. Ao configurar um aviso que o paciente precise receber, garanta que ele tenha e-mail no cadastro.
A página Pacientes é o cadastro central da clínica. Por aqui você cria novos pacientes, edita os dados, consulta o histórico de cada pessoa e desativa quem não está mais em atendimento. Esta página explica o fluxo de cadastro do dia a dia da recepção.
Quem pode editar
Para criar, editar ou desativar pacientes é preciso ter acesso de escrita ao recurso Pacientes (perfil ADMIN, por padrão). Quem tem apenas acesso de leitura consegue abrir e visualizar os cadastros, mas não vê os botões de criação e edição.
Onde fica e como navegar
Abra Pacientes no menu. A página tem três abas no topo:
Pacientes
A lista completa de cadastros, com busca, filtros e ações.
Fichas de Cadastro
Fichas que os pacientes preencheram pelo portal e aguardam aprovação.
Solicitações do Portal
Pedidos enviados pelos pacientes pelo portal de autoatendimento.
O cadastro e a gestão descritos aqui acontecem na aba Pacientes.
Buscar e filtrar pacientes
Na aba Pacientes você tem, logo acima da tabela:
- Campo de busca — "Buscar por nome, email ou telefone...". A busca por nome ignora acentos (digitar
joaoencontra "João") e também procura nos campos Nome da Mãe e Nome do Pai. - Filtro de profissional — "Todos profissionais" ou um profissional específico (filtra pelo Profissional de Referência do paciente).
- Filtro de status — "Todos", "Ativos (com sessão futura)" ou "Inativos (sem sessão futura)". Aqui ativo é um critério clínico, não uma marcação manual: entra quem tem o cadastro ativo e uma recorrência ativa com ao menos uma sessão futura agendada. Em Inativos ficam quem teve alta, está de pausa, nunca começou, ficou sem sessões geradas, ou foi desativado no cadastro.
A lista mostra 15 pacientes por página, em ordem alfabética. Quando há mais de uma página, use os botões de navegação no rodapé da tabela.
Cada linha da tabela exibe nome, telefone, mãe/pai, profissional de referência, última visita e o status (Ativo ou Inativo). Ao lado do nome aparecem etiquetas WA (consentiu WhatsApp) e Email (consentiu email) quando os consentimentos estão marcados.
O selo da coluna Status é outra coisa
A coluna Status mostra a marcação manual do cadastro — a mesma que os botões Desativar/Reativar controlam. O filtro acima usa o critério clínico. Por isso um paciente pode aparecer com selo Ativo dentro do filtro Inativos: o cadastro segue ativo, ele só não tem sessão futura marcada.
Exportar os pacientes em PDF
O botão de exportar, no topo da página ao lado de + Novo Paciente, gera um relatório em PDF
exatamente do que está na tela: ele respeita o filtro de status, o filtro de profissional e o
termo buscado. O rótulo do botão acompanha o filtro — Exportar ativos (PDF), Exportar inativos
(PDF) ou Exportar todos (PDF) — e o arquivo sai como pacientes-ativos-AAAA-MM-DD.pdf,
pacientes-inativos-… ou pacientes-todos-….
Exporta o filtro inteiro, não só a página visível
A tabela mostra 15 por página, mas o PDF traz todos os pacientes que atendem aos filtros. O número no botão (e na tooltip) é quantos vão sair. Sem nenhum paciente no filtro, o botão fica desabilitado.
O relatório traz:
- Uma página por profissional, na ordem alfabética dos profissionais — dá para entregar a página de cada um sem expor a lista dos outros.
- Os pacientes daquele profissional em ordem alfabética (respeitando acentos), com telefone, horário da sessão recorrente (por exemplo, "Ter 14:00 (Semanal)"), a data da próxima sessão e a última visita.
- O logotipo da clínica no cabeçalho de todas as páginas (quando há logo cadastrado em Configurações → Clínica), com telefone, endereço e a data/hora de geração.
- Um pé de página explicando o critério do filtro usado, e o subtítulo repetindo o profissional e a busca aplicados.
As colunas são as mesmas em qualquer filtro. Pacientes inativos não têm horário nem próxima sessão, então essas células saem como — — para eles a informação útil é a última visita.
O agrupamento segue o Profissional de Referência do cadastro, o mesmo campo que o filtro de profissional da tela usa — assim o PDF sempre bate com a seleção. Quem não tem profissional de referência aparece num grupo "Sem profissional de referência", sempre na última página. Quem tem dois horários com o mesmo profissional aparece uma vez, com os dois horários na mesma linha.
Qualquer pessoa com acesso de leitura a Pacientes pode exportar. Como o arquivo leva nomes e telefones para fora do sistema, cada exportação fica registrada na auditoria, junto com os filtros aplicados.
Criar um paciente
Na aba Pacientes, clique em + Novo Paciente (canto superior direito) ou no botão flutuante + (com rótulo "Novo paciente") no canto inferior direito da tela. Abre-se um painel deslizante com o formulário.
Preencha pelo menos os campos obrigatórios, marcados com *: Nome e Telefone (WhatsApp). O nome precisa ter ao menos 2 caracteres.
Complete os demais dados conforme a necessidade (veja os campos abaixo) e clique em Criar paciente. Uma mensagem confirma "Paciente criado com sucesso" e o paciente passa a aparecer na lista.
O formulário é dividido em três abas internas: Cadastro, Financeiro e NFS-e.
Aba Cadastro
| Campo | Observações |
|---|---|
Nome * | Obrigatório, mínimo de 2 caracteres. |
| Opcional; precisa ser um email válido. | |
| Data de Nascimento | Formato DD/MM/AAAA. |
Telefone (WhatsApp) * | Obrigatório. Aceita número brasileiro ou internacional (veja abaixo). |
| CPF do Paciente | Opcional. Não pode repetir um CPF já cadastrado na clínica. |
| Telefones adicionais | Até 4 contatos extras (veja a seção "Vários telefones"). |
| Nome do Pai / Nome da Mãe | Usados também na busca. |
| Nome da Escola | Útil para atendimento infantil. |
| Como conheceu a clínica? | Indicação, Instagram, Google, Site, Convênio ou Outro. Ao escolher Indicação ou Outro aparece o campo Detalhe (ex.: quem indicou). |
| Profissional de Referência | Profissional responsável pelo paciente; também usado no filtro da lista. |
| Data Primeiro Atendimento | Formato DD/MM/AAAA. |
| Projeto Terapêutico | Texto livre. |
| Observações | Anotações internas sobre o paciente. |
| Status do cadastro | Ativo ou Inativo. Aparece só ao editar — um paciente novo nasce sempre Ativo. |
| Consentimentos LGPD | Autorização de WhatsApp, de email e a opção "Não enviar cobranças automáticas". |
Consentimentos LGPD
As três caixas de consentimento (WhatsApp, email e cobranças automáticas) ficam no fim da aba Cadastro. A data em que cada consentimento foi marcado é registrada automaticamente. Esse tema é detalhado na página Consentimentos e LGPD.
Abas Financeiro e NFS-e
As abas Financeiro (valor da sessão, dia de vencimento, agrupamento de faturas, faturamento separado por profissional, preço por serviço) e NFS-e (CPF e responsável para a nota, endereço do tomador, descrição personalizada) tratam de cobrança e emissão de notas. Para a recepção, normalmente basta a aba Cadastro. Os detalhes financeiros estão documentados na seção Financeiro.
Preço por serviço (só na edição)
A aba Financeiro traz o bloco Preço por serviço, que lista os serviços em que este paciente tem preço contratado — e só esses. Serviço que não aparece ali usa o valor padrão do serviço.
O valor é um contrato com data de início: ao alterar, o anterior é encerrado e fica no histórico ("R$ 250,00 · 01/01 a 31/05"). Alterar já vem preenchido com o valor que está valendo — apagar o campo é o gesto de encerrar o preço próprio, então apague só quando for isso que você quer. Data futura é reajuste agendado, e ele aparece na própria linha ("Reajuste agendado: R$ 350,00 a partir de 01/09/2026") até o dia chegar.
O bloco só existe na edição — no cadastro novo, salve primeiro e depois defina os preços. As alterações são gravadas ao clicar em Salvar alterações, junto com o resto do cadastro; erro num preço interrompe o salvamento e diz qual serviço.
Pagadores usuais aparecem só na edição
A lista de Pagadores usuais (na aba Financeiro) só é exibida ao editar um paciente já existente — nunca no cadastro inicial. Veja a seção "Pagadores usuais" mais abaixo.
Vários telefones
Cada paciente tem um telefone principal (WhatsApp) obrigatório e pode ter até 4 telefones adicionais (mãe, pai, responsável, trabalho, etc.).
Na aba Cadastro, no bloco Telefones adicionais:
Clique em + Adicionar telefone. Surge uma linha com Rótulo (ex.: "Mãe", "Trabalho", máximo de 30 caracteres) e o número.
Use o ícone de sino ao lado da linha para ativar ou desativar notificações naquele número. Sino aceso = "Recebe notificações"; sino cortado = "Não recebe notificações".
Para remover um telefone adicional, clique no × ao final da linha.
Ao atingir 4 telefones adicionais, o botão de adicionar é desabilitado e a mensagem "Máximo de 4 telefones adicionais atingido" é exibida.
Sem números repetidos
Nenhum número pode se repetir — nem entre os telefones adicionais, nem em relação ao telefone principal. Se houver duplicidade, o sistema recusa o salvamento com "Números de telefone duplicados não são permitidos".
Formatos de telefone aceitos
O campo de telefone é tolerante a máscaras: você pode digitar com parênteses, espaços e traços que o sistema limpa a formatação ao salvar.
Digite apenas o número nacional, com DDD. Exemplos válidos:
(11) 99999-999911999999999
São aceitos números com 10 ou 11 dígitos (com ou sem o 9), com ou sem o código do país 55.
Comece com + seguido do código do país e do número, no padrão E.164 (8 a 15 dígitos). Exemplo:
+351912345678(Portugal)+4791234567(Noruega)
Se o formato não for reconhecido, o sistema mostra: "Telefone inválido. Use (11) 99999-9999 ou formato internacional com + (ex: +351912345678)".
Visualizar um paciente
Clique no nome do paciente na lista, ou no ícone de olho (Ver detalhes) na coluna Ações. O painel de detalhes abre na aba Dados, mostrando:
- Profissional de Referência
- Telefone, email e telefones adicionais (cada um com seu rótulo; quem não recebe notificações ganha a etiqueta "Sem notificação")
- Data de nascimento e data do primeiro atendimento
- Nome do pai, da mãe e escola
- Valor da sessão e último reajuste
- Projeto terapêutico e observações
- Consentimentos LGPD, com a data de cada autorização
O painel ainda traz outras abas (Histórico, Financeiro, Prontuário, Documentos, Anexos, Formulários, Escalas) conforme suas permissões — detalhadas na página Abas e deep-links do paciente.
Editar um paciente
Na lista, clique no ícone de lápis (Editar) na coluna Ações; ou, dentro do painel de detalhes, clique em Editar. Ao abrir a edição direto da lista, há um instante de carregamento: os dados sensíveis do cadastro (CPF, endereço, dados de cobrança, anotações, projeto terapêutico e NFS-e) não viajam na listagem — eles são buscados do cadastro completo só quando você abre o formulário. Se essa busca falhar, aparece "Erro ao carregar dados do paciente" e o formulário não abre, justamente para você não salvar um cadastro pela metade.
Ajuste os campos necessários nas abas Cadastro, Financeiro e NFS-e.
Clique em Salvar alterações. A confirmação "Paciente atualizado com sucesso" aparece.
Alguns comportamentos automáticos ao editar:
- Ao alterar o valor da sessão, o campo Data Último Reajuste é atualizado automaticamente para o dia 1º do mês seguinte. É um registro de quando houve o reajuste: o faturamento usa sempre o valor atual, e essa data não define vigência. Quem precisa de valor por período usa o preço por serviço, que é um contrato com data de início.
- Trocar o telefone principal ou o CPF para um valor já usado por outro paciente é bloqueado ("Já existe um paciente com este telefone" / "Já existe um paciente com este CPF").
- Toda criação e edição relevante é registrada no histórico (log de auditoria) do paciente.
Pagadores usuais
Quando uma fatura é quitada via conciliação bancária, o sistema aprende automaticamente o nome de quem pagou e o associa àquele paciente. Esses nomes ficam guardados como pagadores usuais e ajudam a casar pagamentos futuros — útil quando quem paga (um responsável, por exemplo) tem nome diferente do paciente.
Para consultar ou ajustar:
Abra o paciente em modo de edição e vá até a aba Financeiro.
No bloco Pagadores usuais, veja os nomes aprendidos pela conciliação, exibidos como etiquetas.
Se um nome estiver incorreto, clique no × da etiqueta para removê-lo. A mensagem "Pagador usual removido" confirma a ação.
Você não digita pagadores usuais
Não há campo para adicionar um pagador usual manualmente — eles surgem apenas a partir da conciliação bancária. Aqui você só remove entradas incorretas. O bloco só aparece quando o paciente já tem ao menos um pagador usual registrado.
Desativar e reativar
Pacientes não são apagados — eles são desativados (exclusão lógica). Isso preserva o histórico de atendimentos, faturas e notas. Um paciente desativado fica com status Inativo e some das listas filtradas por "Ativos".
Há dois caminhos para a mesma coisa: os ícones da coluna Ações na lista (descritos abaixo) ou o campo Status do cadastro no formulário de edição, na aba Cadastro. O formulário é o caminho prático quando você já está editando outros dados do paciente; a coluna Ações é o atalho de um clique. Os dois gravam o mesmo campo e ficam registrados na auditoria.
Desativar
Na lista, na coluna Ações de um paciente ativo, clique no ícone de proibido (Desativar).
Confirme na pergunta "Deseja realmente desativar [nome]?". Ao confirmar, aparece "Paciente desativado com sucesso" e o status muda para Inativo.
Reativar
Para ver pacientes desativados, mude o filtro de status para Inativos (ou Todos). Na linha do paciente inativo, clique no ícone de recarregar (Reativar) na coluna Ações. A confirmação "Paciente reativado com sucesso" aparece e o status volta para Ativo.
O histórico continua intacto
Desativar não remove consultas, faturas, documentos nem o prontuário. Use a desativação para pacientes que encerraram o acompanhamento, mantendo o registro disponível caso retornem.