Fichas de cadastro (intake público)
Ficha pública, ViaCEP, aprovar/rejeitar virando paciente e envio automático de formulário.
Funcionalidade nova
A ficha de cadastro é um formulário público que os responsáveis preenchem pela internet, sem precisar de login. Você compartilha um link, a família informa os dados da criança e do responsável financeiro, e a ficha chega à clínica esperando revisão. Quando você aprova, a ficha vira automaticamente um paciente — e, se quiser, já dispara os formulários de anamnese configurados.
Como isso economiza tempo da recepção
Em vez de digitar nome, CPF, endereço e telefones a partir de uma mensagem de WhatsApp, a própria família preenche tudo. Você só confere, completa os campos internos (profissional de referência, valor da sessão etc.) e aprova.
Visão geral do fluxo
A clínica compartilha o link da ficha de cadastro com a família.
O responsável preenche a ficha pública e envia. Os administradores recebem um e-mail avisando que uma nova ficha chegou.
A ficha aparece em Pacientes → Fichas de Cadastro como Pendente, e um aviso fica visível no topo do sistema.
Você abre a ficha, confere os dados e clica em Aprovar (que abre o cadastro do paciente para você completar e salvar) ou em Rejeitar.
Ao aprovar, o paciente é criado e os formulários marcados para envio automático são enviados por e-mail.
Encontrar e compartilhar o link da ficha
O link é montado a partir do slug (identificador da clínica na URL) e tem o
formato https://seu-dominio/intake/<slug-da-clinica>.
Para copiá-lo:
Abra Configurações (administração da clínica) e vá até a aba de dados gerais.
No bloco Link da Ficha de Cadastro, clique em Copiar. O botão muda para Copiado! por alguns segundos.
Cole o link no WhatsApp, no e-mail ou no site da clínica e envie para o responsável.
O link depende do slug da clínica. Se você alterar o slug em Configurações, o link antigo deixa de funcionar — sempre copie o link atualizado depois de uma mudança de slug. O bloco do link só aparece quando há um slug preenchido.
A ficha pública
Ao abrir o link, o responsável vê o logo (ou o nome) da clínica e o título Ficha de Cadastro. Não há login: qualquer pessoa com o link pode preencher. A ficha está organizada em três blocos.
Dados da criança
- Nome completo da criança/adolescente (obrigatório)
- Data de nascimento (obrigatória) — informada no formato DD/MM/AAAA
- Nome da escola e unidade (opcional)
- Unidade e Turno em que estuda (opcional) — o turno aceita Manhã, Tarde ou Integral
- Nome do pai e Telefone do pai (WhatsApp) (opcional)
- Nome da mãe e Telefone da mãe (WhatsApp) (opcional)
Responsável financeiro
Este bloco traz uma orientação fixa: o responsável deve preencher com os dados de quem vai declarar o imposto de renda. Se a família quiser as notas em nome da criança, basta usar os dados dela.
- Nome do responsável financeiro (obrigatório)
- CPF/CNPJ (obrigatório) — aceita CPF (11 dígitos) ou CNPJ (14 dígitos), com validação dos dígitos verificadores. Um número inválido é apontado na hora.
- Telefone (obrigatório) — aceita números brasileiros, ex.:
(11) 99999-9999, e internacionais, ex.:+351... - E-mail (obrigatório)
- CEP (obrigatório) — preenche o endereço automaticamente (veja abaixo)
- Endereço (obrigatório). Número, Bairro, Cidade e UF são opcionais (o ViaCEP costuma preencher bairro, cidade e UF a partir do CEP)
Autorizações
Uma autorização opcional sobre a gravação das sessões para fins de supervisão e segurança, com o respaldo legal correspondente. O responsável marca ou deixa em branco; a resposta é registrada na ficha e vira o consentimento do paciente quando a ficha é aprovada.
O texto declara que o acesso às gravações fica restrito ao profissional responsável pelo atendimento — o papel, não uma pessoa com nome e sobrenome. Assim o termo continua correto quando o paciente troca de profissional, e serve a clínicas de qualquer especialidade.
Preenchimento automático de endereço (ViaCEP)
Ao digitar um CEP válido (8 dígitos) e sair do campo, a ficha consulta o serviço público ViaCEP e preenche sozinha rua/logradouro, bairro, cidade e UF. Enquanto a busca acontece, aparece a mensagem "Buscando endereco...".
Se o ViaCEP estiver indisponível
Caso o serviço não responda ou o CEP não seja encontrado, nada trava: os campos de endereço continuam editáveis e a família preenche manualmente. O número da residência é sempre digitado à mão.
Envio
O responsável clica em Enviar Ficha de Cadastro. Em caso de sucesso, a ficha mostra "Ficha enviada com sucesso!" com um aviso de que a clínica entrará em contato para agendar a primeira consulta.
Proteções da ficha pública
Como a ficha é pública, há um limite de tentativas por origem (IP): muitos envios seguidos exibem "Muitas tentativas. Aguarde alguns minutos e tente novamente." Além disso, o link só funciona para clínicas ativas — clínicas inativas retornam "Clinica nao encontrada".
Aviso de fichas pendentes
Sempre que houver fichas aguardando revisão, um aviso aparece no topo do sistema: "Há 1 ficha de cadastro pendente" (ou "Há N fichas de cadastro pendentes"). Clique em Revisar para ir direto à lista de fichas. O aviso some sozinho quando não há mais nenhuma ficha pendente — não há botão para fechá-lo.
O aviso e a contagem aparecem apenas para quem tem permissão de escrita em Pacientes — ou seja, quem pode de fato aprovar ou rejeitar. Quem tem acesso só de leitura não vê o aviso.
Revisar as fichas recebidas
Acesse Pacientes e abra a aba Fichas de Cadastro.
A lista mostra, para cada ficha, o nome da criança, o responsável, o telefone, a data de envio e o status:
| Status | Significado |
|---|---|
| Pendente | Recebida, aguardando sua revisão |
| Aprovada | Já transformada em paciente |
| Rejeitada | Descartada por você |
Você pode buscar por nome e filtrar por Pendentes, Aprovadas, Rejeitadas ou Todas (o filtro inicial é Pendentes). Clique em uma ficha para abrir os detalhes.
Tela de detalhes
A ficha aberta mostra todos os dados agrupados em Dados da Criança, Pais, Responsável Financeiro, Endereço e Autorizações, além da data de envio. Quando a ficha ainda está Pendente (e você tem permissão de escrita), aparecem dois botões: Aprovar e Rejeitar.
Aprovar uma ficha (vira paciente)
Aprovar é o passo que transforma a ficha em um paciente de verdade.
Na ficha aberta, clique em Aprovar.
Abre o cadastro do paciente já preenchido com os dados da ficha. Aqui você completa os campos internos que a família não informa — por exemplo, profissional de referência, valor da sessão, telefones adicionais e outros dados administrativos.
Salve. O sistema cria o paciente e marca a ficha como Aprovada em uma única operação, exibindo "Paciente criado com sucesso".
Na tela de confirmação ("Paciente criado") você pode clicar em Agendar primeira sessão — que abre a agenda já com o paciente selecionado — ou em Concluído para voltar à lista.
Os consentimentos vêm da ficha
As autorizações marcadas pela família na ficha (como a gravação das sessões) são transferidas para o cadastro do paciente, junto com a data em que foram dadas. Os dados informados pelo responsável (nome, CPF/CNPJ, endereço, telefones, escola) já chegam preenchidos no formulário de aprovação.
Duplicidades bloqueiam a aprovação
Se o CPF informado já pertencer a outro paciente, a aprovação é recusada com "Já existe um paciente com este CPF". Telefones repetidos entre o número principal e os adicionais também são bloqueados. Corrija os dados e tente novamente.
Rejeitar uma ficha
Se a ficha for um teste, um duplicado ou não for aproveitada, clique em Rejeitar na tela de detalhes. A ficha passa para Rejeitada, nenhum paciente é criado e a ação fica registrada no histórico de auditoria (quem rejeitou e quando). Fichas rejeitadas continuam visíveis pelo filtro Rejeitadas ou Todas.
Tanto aprovar quanto rejeitar só funcionam em fichas Pendentes. Se a ficha já tiver sido revisada por outra pessoa, o sistema avisa "Ficha nao encontrada ou ja foi revisada" — basta atualizar a lista.
Envio automático de formulários na aprovação
Você pode configurar formulários (anamneses, questionários) para serem enviados automaticamente por e-mail ao paciente assim que a ficha é aprovada.
Vá em Formulários e abra (ou crie) o modelo que deve ser enviado.
Marque a opção "Enviar automaticamente ao aprovar ficha de cadastro" e salve. O modelo precisa estar ativo.
A partir daí, toda ficha aprovada dispara o envio desses formulários por e-mail para o novo paciente, vinculados ao profissional de referência quando houver.
O envio automático é best-effort: se um formulário específico falhar (por exemplo, sem versão publicada), isso não impede a criação do paciente nem o envio dos demais formulários. A aprovação sempre conclui.
Para detalhes de como montar e enviar formulários, veja Construtor de formulários e Enviar e responder formulários.
Perguntas frequentes
- A família precisa de senha? Não. A ficha é pública; basta o link.
- Posso editar os dados antes de aprovar? Sim. Ao clicar em Aprovar, o cadastro abre preenchido e você ajusta qualquer campo antes de salvar.
- O que acontece se eu fechar sem aprovar? Nada. A ficha continua Pendente até alguém aprovar ou rejeitar.
- Quem é avisado quando chega uma ficha? Os administradores da clínica recebem um e-mail; o aviso de pendência também aparece no topo do sistema.